VCL Sound Experience
Estudios de Caso Odoo
VCL Sound Experience digitaliza sus operaciones con Odoo para mantenerse al día con los estándares industriales y tecnológicos
Industria: Audiovisual, Sonido.
Módulos implementados: CRM, Ventas, Compras, Inventario, Fabricación, Sitio Web y Email Marketing.
Nº de usuarios: 4.
Un sistema basado en papel limita las posibilidades de crecimiento en una era digital
A medida que la empresa crecía, se dieron cuenta de que, para mantener la eficiencia y continuar el crecimiento, su sistema de gestión tenía que cambiar. Antes de comenzar la implementación de Odoo en 2014, la empresa enfrentó numerosos problemas porque estaban ejecutando toda su operación con una combinación de Excel y un sistema basado en papel. Usando su sistema obsoleto, algunos de los problemas que enfrentó la compañía eran:
- Tener demasiados papeles y hojas de cálculo para trabajar significaba que a menudo se enfrentaban al problema de la duplicación accidental de documentos, pedidos, facturas, etc., además de que existía el riesgo de extraviar o perder información importante.
- Con su sistema basado en Excel y en papel, no podían realizar un seguimiento correcto de sus pedidos.
- La gestión de clientes se convirtió en una molestia a medida que la empresa crecía, ya que hacían un seguimiento de sus clientes en papel, lo que significaba que no podían localizar y extraer información rápidamente, sino que tenían que clasificar una pila de papeles.
- Era imposible extraer estadísticas e informes precisos de un sistema compuesto por cientos de documentos en papel.
- Las órdenes de fabricación se hacían en Excel y se pasaban a la fábrica, y sin ninguna referencia de productos ni conexión con el inventario, era difícil hacer un seguimiento de lo que había en stock y qué componentes había que pedir a sus proveedores.
Un enfoque paso a paso aseguró una rápida adopción de la solución Odoo
VCL Sound Experience quería digitalizar toda la empresa para poder mantenerse al día con los estándares tecnológicos e industriales actuales. Para lograr sus objetivos y necesidades de marketing, se necesitaban varias acciones estratégicos y Odoo jugó un papel muy importante en el proceso. La clave estaba en digitalizar todos sus procesos. VCL Sound Experience comenzó a usar Odoo con solo 2 usuarios y algunos módulos, y no tardaron en darse cuenta del valor de Odoo y de lo bien que encajaba con ellos, y luego se expandieron gradualmente. La primera fase fue implementar los módulos básicas necesarias para sus procesos: Compras, Inventario, Fabricación, Ventas y Facturación. La fase 2 implicó llevar el nuevo proceso digital a sus clientes, por lo que el siguiente paso fue implementar: CRM, Sitio Web y Comercio Electrónico.
- Tener todo estandarizado con Odoo minimiza el riesgo de que se pierda información y se produzcan duplicados.
- Con el módulo de Odoo Fabricación, ahora pueden generar órdenes de fabricación que se envían directamente a la fábrica. Gracias a la integración con el módulo de Inventario, pueden realizar un seguimiento de su stock y asegurarse de que los proveedores sean notificados a tiempo y con la información de pedido correcta.
- Como el único distribuidor de altavoces de calidad compuestos en italiano en España, utilizando el módulo de Comercio Electrónico administran su tienda online y logran vender sus productos en todo el país
” El hecho de que la información esté disponible para todos los involucrados, desde cualquier ubicación, en un formato estandarizado, con la posibilidad de crear informes y estadísticas con unos pocos clics, es tan fácil de crecer que ya no podemos trabajar sin ella. “
Carlos Wassmann, Socio y Gerente de Ventas y Marketing de VCL Sound Experience
La digitalización con Odoo allana el camino hacia un mayor éxito
Después de implementar Odoo, VCL Sound Experience inmediatamente sintió un gran impacto. Su sistema había sufrido un cambio completo y ahora todos los procesos estaban estandarizados, desde presupuestos y órdenes de venta hasta fabricación y facturación. Con un sistema integrado simple, ya no enfrentan el problema de tropezar con duplicados o varias versiones diferentes de la misma información en su sistema obsoleto. Tener un sistema completamente integrado ha facilitado que todos los gerentes y empleados operativos tengan acceso a documentos relevantes, lo que ha reducido drásticamente las horas dedicadas a las reuniones de estado, actualizando a todos sobre la situación actual.
VCL Sound Experience sintió y apreció las ventajas de un sistema de gestión digital. Ahora pueden acceder a cualquier información que necesiten las 24 horas del días, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar y dispositivo.
Esto significa que ahora las personas pueden trabajar desde cualquier lugar y casi no se necesita espacio de almacenamiento físico en la oficina, ya que todo se ha trasladado a la nube, lo que también les permite reducir costes, ya que se necesita menos espacio de oficina. La implementación de Odoo ha sido un gran paso para VCL Sound Experience y les ayudó a continuar su crecimiento.